文件管理是質(zhì)量管理系統(tǒng)的基本組成部分，能夠使企業(yè)在從事任何活動(dòng)時(shí)，都能夠做到并遵循有法可依，可以最根本的滿足日常生產(chǎn)、日常檢驗(yàn)、上市銷售等生物鏈的質(zhì)量管理手段合規(guī)劃的手段。通過(guò)質(zhì)量系統(tǒng)文件的實(shí)施來(lái)保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。
中國(guó) GMP(2010版) 第八章對(duì)文件管理的要求進(jìn)行了描述。與中國(guó) GMP(1998版) 相比較，增加了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、批包裝記錄的具體要求; 對(duì)文件管理的基本要求、工藝規(guī)程和批生產(chǎn)記錄的內(nèi)容進(jìn)行了更為詳盡的描述。
1、新版GMP文件管理體系結(jié)構(gòu)
生產(chǎn)企業(yè)的文件體系均可以按照生產(chǎn)管理，質(zhì)量管理情況進(jìn)行分類，也可以按照 SOP 文件系統(tǒng)的架構(gòu)對(duì)文件體系進(jìn)行分類，可以分為文件管理類文件、質(zhì)量體系類文件、操作規(guī)程類文件和書寫記錄類。
根據(jù)公司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量體系、產(chǎn)品特性的不同，可以將公司的文件按照類別進(jìn)行分，可以有公司的組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)類的崗位操作規(guī)程等，也可以將質(zhì)量體系文件分為兩類，一類是 QC 文件，另一類是 QA 文件; 其中 QC 文件可以將檢驗(yàn)方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)分開，QA 文件可以將所有質(zhì)量保證類的如偏差，變更等均統(tǒng)一放在一類。
2、文件管理的生命周期
生產(chǎn)車間所有使用的文件，如工藝規(guī)程、操作規(guī)程(物料類、衛(wèi)生類) 、設(shè)備類等所有的文件均有生命周期。生產(chǎn)車間使用的工藝規(guī)程、崗位操作規(guī)程等文件，均需要滿足在整個(gè)生命周期的合規(guī)性和滿足生產(chǎn)需求。
在使用過(guò)程中，可以通過(guò)對(duì)生產(chǎn)車間的產(chǎn)品進(jìn)行工藝驗(yàn)證、驗(yàn)證產(chǎn)品的清潔驗(yàn)證、新增設(shè)備驗(yàn)證等，不斷的完善 SOP 內(nèi)容，細(xì)化步驟，健全內(nèi)容，使文件在整個(gè)生命周期內(nèi)，始終是最新的，操作性最強(qiáng)的，最符合法規(guī)要求的 SOP。
生產(chǎn)車間可以根據(jù)自身實(shí)際情況，在車間內(nèi)部設(shè)置專人管理文件(文件管理員) ，負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行起草、修訂、排版等工作; 可以有效滿足生產(chǎn)過(guò)程中，出現(xiàn)修訂文件立即修訂的情況。
3、文件保存期限
(1) 批相關(guān)的文件。
批生產(chǎn)記錄和批包裝記錄均由質(zhì)量管理部門專人負(fù)責(zé)管理統(tǒng)一保存，至少保存至產(chǎn)品有效期后一年，并且要有銷毀記錄。
(2) 其他類別的相關(guān)的文件。
依據(jù) GMP 規(guī)定要求，產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、穩(wěn)定性考察、確認(rèn)、驗(yàn)證、變更等其他重要文件應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期保存，并且需要保存原件，不得銷毀。
對(duì)于其他文件記錄 GMP 無(wú)明確規(guī)定的，生產(chǎn)企業(yè)的車間可以按照實(shí)際生產(chǎn)、產(chǎn)品銷售鏈條的情況特點(diǎn)等因素，所有與產(chǎn)品相關(guān)的生產(chǎn)記錄、臺(tái)賬、票據(jù)均需要制定相應(yīng)的保存年限，保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動(dòng)可以追溯。
4、文件種類
(1) 產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于生產(chǎn)車間來(lái)說(shuō)，在中間體和半成品的過(guò)程控制起到關(guān)鍵性意義，但是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的修訂，對(duì)國(guó)家政策法規(guī)的把握與運(yùn)用，則由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)。
中國(guó) GMP(2010 版) 中要求: 物料和成品應(yīng)當(dāng)有經(jīng)批準(zhǔn)的現(xiàn)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn); 必要時(shí)，中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也應(yīng)當(dāng)有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
按照 GMP 條款內(nèi)容要求，企業(yè)生產(chǎn)的所有產(chǎn)品的生產(chǎn)都必須有檢驗(yàn)使用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)標(biāo)、部標(biāo)或注冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)。
企業(yè)質(zhì)量部門在起草質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須遵循國(guó)標(biāo)、部標(biāo)或注冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以在中間產(chǎn)品環(huán)節(jié)設(shè)定內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)，遵循就高不就低的原則，最終目的也是嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
(2) 工藝規(guī)程。
中國(guó) GMP(2010 版) 中要求: 工藝規(guī)程的制定應(yīng)當(dāng)以注冊(cè)批準(zhǔn)工藝為依據(jù)。工藝規(guī)程不得任意更改。
所有產(chǎn)品的工藝規(guī)程起草，必須遵循注冊(cè)生產(chǎn)工藝的內(nèi)容，不得擅自變更，如若變更生產(chǎn)工藝，需要向國(guó)家藥監(jiān)局提交申請(qǐng)等證明性資料，生產(chǎn)車間不可以隨意更改生產(chǎn)操作步驟，生產(chǎn)關(guān)鍵操作參數(shù)等內(nèi)容。
(3) 批記錄。
中國(guó) GMP(2010 版) 中要求: 批記錄用于記述每批產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)和放行審核的所有文件和記錄，可追溯所有與成品質(zhì)量有關(guān)的歷史信息。
生產(chǎn)車間的批記錄包括: 批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄。質(zhì)量管理部的產(chǎn)品批檢驗(yàn)記錄、審核結(jié)束后，由填寫放行審核記錄并將復(fù)核，該批次批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗(yàn)記錄有無(wú)發(fā)生偏差，若有偏差發(fā)生，必須徹底調(diào)查清楚后，方可對(duì)本批產(chǎn)品給予放行。
批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄和批檢驗(yàn)記錄的起草必須嚴(yán)格按照已注冊(cè)批準(zhǔn)的生產(chǎn)產(chǎn)品生產(chǎn)工藝進(jìn)行起草，不得擅自更改工藝流程、工藝參數(shù)、工藝內(nèi)容的。
5、記 錄
生產(chǎn)車間使用的記錄主要包括生產(chǎn)相關(guān)房間的溫濕度記錄、壓差記錄、崗位的設(shè)備點(diǎn)檢表、設(shè)備使用日志、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、模具管理記錄等輔助記錄。
任何書寫的記錄都是反應(yīng)實(shí)際生產(chǎn)活動(dòng)實(shí)施結(jié)果的書面文件，產(chǎn)品生產(chǎn)的所有環(huán)節(jié)，從生產(chǎn)到檢驗(yàn)到銷售都要記錄可查證追溯。
6、任何部門和生產(chǎn)車間在編寫文件的時(shí)候，需要注意
任何部門和車間，在起草文件、修訂文件的時(shí)候，必須遵循一切內(nèi)容的真實(shí)性，法規(guī)的符合性，必須遵循產(chǎn)品的工藝要求、生產(chǎn)環(huán)境要求。
文件的起草者，可以是每個(gè)使用部門指定的專人起草，并有該部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行審核，當(dāng)審核通過(guò)后，可由質(zhì)量負(fù)責(zé)人或生產(chǎn)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)生效。
所有的文件原版文件可以由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)文件的保管、復(fù)制、分發(fā)等管理。
(1) 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)。
生產(chǎn)企業(yè)使用的原料、輔料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定可以參照《中國(guó)藥典》、包裝材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定可以參考《24 號(hào)令》，中間體(半成品) 、成品均也有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
有國(guó)際法定標(biāo)準(zhǔn)的要按照國(guó)家法定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編寫 (如《藥典》) ，無(wú)國(guó)家法定標(biāo)準(zhǔn)的按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行編寫。中間體( 半成品) 、成品需要制定企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)不得低于法定標(biāo)準(zhǔn)。
物料代碼(產(chǎn)品代碼) 作為企業(yè)管理的一項(xiàng)要求。物料代碼(產(chǎn)品代碼) 具有專一性，從物料采購(gòu)進(jìn)倉(cāng)庫(kù)后，就根據(jù)企業(yè)的編訂的編碼原則，對(duì)物料進(jìn)行編碼，所有物料均需要編碼。每一個(gè)產(chǎn)品，根據(jù)不同的劑型，編訂產(chǎn)品代碼，涉及產(chǎn)品代碼的文件、記錄都需要詳細(xì)記錄，保證產(chǎn)品使用文件中涉及的產(chǎn)品代碼與記錄保證統(tǒng)一性、正確無(wú)誤，以便于產(chǎn)品的追溯。
(2) 起草、修訂工藝規(guī)程的要求。
新產(chǎn)品在起草工藝規(guī)程時(shí)，所有的產(chǎn)品工藝步驟，操作控制要求要點(diǎn)均處于摸索階段，通過(guò)三批工藝驗(yàn)證，最終確定工藝步驟、操作關(guān)鍵點(diǎn)、參數(shù)設(shè)置范圍等，而此時(shí)產(chǎn)品的工藝規(guī)程在工藝驗(yàn)證前，可以稱之為草案，待工藝最終確定后，可以升級(jí)文件版本，稱其為某產(chǎn)品的工藝規(guī)程。
(3) 批記錄的分類。
生產(chǎn)車間使用的批記錄可以分開為批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗(yàn)記錄，可以將批生產(chǎn)記錄與批包裝記錄合二為一，也可以單獨(dú)分開。
批生產(chǎn)記錄和批包裝記錄，車間可以由專人負(fù)責(zé)修訂，如車間技術(shù)員。批檢驗(yàn)記錄則可以由質(zhì)量管理部 QC 專人負(fù)責(zé)。
(4) 操作規(guī)程和記錄。
生產(chǎn)車間涉及操作規(guī)程的應(yīng)當(dāng)均有詳細(xì)的記錄，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)類的操作規(guī)程、生產(chǎn)過(guò)程的操作規(guī)程、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄管理規(guī)程、批包裝記錄管理規(guī)程、文件管理類的操作規(guī)程，均可以設(shè)計(jì)出文件表頭，需要包括文件名稱、起草者、審核者、批準(zhǔn)者、起草日期、審核日期、批準(zhǔn)日期、執(zhí)行日期，文件編號(hào)、版本號(hào)、分發(fā)部門等，公司文件統(tǒng)一格式，并加注公司 Logo，可以使文件視覺(jué)上更美觀。
企業(yè)結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)管理，產(chǎn)品特性，生產(chǎn)銷售量的實(shí)際情況，需要依據(jù)中國(guó) GMP(2010 版) 要求，進(jìn)行操作規(guī)程的編寫，以及日常工作的詳細(xì)記錄，按照生產(chǎn)計(jì)劃，科學(xué)、合理、有效的完成操作規(guī)程，及時(shí)記錄數(shù)據(jù)，并進(jìn)行相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管理。
7、結(jié) 語(yǔ)
所有文件的起草，均依據(jù)新版 GMP 來(lái)制定。文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、易懂，并有助于追溯每批產(chǎn)品的歷史情況，所有的生產(chǎn)活動(dòng)均需要通過(guò)文件，記錄來(lái)體現(xiàn)證明。
文件是保證產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的指南針，是質(zhì)量保證的根本，只有科學(xué)的使用文件，制定文件，才能科學(xué)有效的保證產(chǎn)品質(zhì)量，才能使患者使用到放心的產(chǎn)品。
